Obchodní podmínky

Čl. 1 Úvodní ustanovení

Tyto obchodní podmínky upravují spolupráci mezi dodavatelem a objednatelem při mapovacím sezení, stavbě systému automatizace na míru a jeho následném měsíčním provozu.

Dodavatelem je Efficontrol s.r.o., IČO 05159687, se sídlem Lesnická 795/20, Černá Pole, 613 00 Brno, provozující službu pod značkou RootFlow. Dodavatel není plátcem DPH, uváděné ceny jsou konečné.

Objednatelem je podnikatel nebo právnická osoba, která potvrdí návrh dodavatele. Tyto podmínky se nevztahují na spotřebitele.

Potvrzením návrhu objednatel stvrzuje, že se s těmito podmínkami seznámil a souhlasí s nimi.

Čl. 2 Vymezení pojmů

Mapovací sezení je devadesátiminutová schůzka u objednatele, jejímž výstupem je Provozní audit a kalkulace ztrát.

Provozní audit a kalkulace ztrát je dokument obsahující soupis opakujících se činností objednatele, vyčíslení jejich ročního nákladu, doporučené pořadí, doporučení, které činnosti automatizovat a které ne, a doporučení nástrojů, které objednateli ulehčí práci.

Měsíční provoz je služba, která zajišťuje běh systému na infrastruktuře dodavatele. Její rozsah upravuje článek 11.

Návrh je nabídka dodavatele na stavbu systému. Obsahuje rozsah, akceptační seznam, seznam mimo rozsah, harmonogram a cenu.

Systém je dílo postavené dodavatelem, které přebírá dohodnuté procesy objednatele.

Proces je jedna opakující se činnost, kterou systém přebírá.

Etapa je skupina procesů, které jsou předmětem jednoho návrhu. Každá etapa je samostatné dílo s vlastní cenou, vlastním akceptačním seznamem a vlastní garancí.

Akceptační seznam je seznam bodů, které musí systém splnit, aby bylo dílo považováno za dokončené. Je součástí návrhu a objednatel jej schvaluje před zahájením prací.

Mimo rozsah je seznam toho, co systém dělat nebude. Je součástí návrhu.

Čl. 3 Průběh spolupráce

Spolupráce probíhá v těchto krocích: úvodní hovor, mapovací sezení, předání Provozního auditu a kalkulace ztrát, návrhový hovor, potvrzení návrhu, úhrada zálohy, stavba systému, průběžná ukázka, nasazení a předání, čtrnáctidenní ověření, akceptace, úhrada doplatku, měsíční provoz.

Přijde li objednatel s konkrétním procesem, který chce automatizovat, mohou se strany dohodnout, že se mapovací sezení včetně předání Provozního auditu a kalkulace ztrát vynechá. Úvodní hovor pak slouží ke zmapování tohoto procesu, zejména kdo jej provádí, v jakých nástrojích a jaké údaje se při něm zapisují. Mapovací sezení v takovém případě není povinným krokem a neúčtuje se. Dodavatel připraví návrh na základě informací z úvodního hovoru a představí jej na návrhovém hovoru. Ostatní kroky zůstávají beze změny.

Zjistí li dodavatel při přípravě návrhu, že informace z úvodního hovoru k sestavení návrhu nestačí, oznámí to objednateli a navrhne mapovací sezení podle článku 4.

Čl. 4 Mapovací sezení

Cena mapovacího sezení je 1 990 Kč a je splatná před jeho konáním. Mapovací sezení se koná až po připsání platby na účet dodavatele.

Výstupem je Provozní audit a kalkulace ztrát, které dodavatel předá objednateli do jednoho pracovního dne od sezení. Tento dokument je majetkem objednatele a může jej použít podle svého uvážení, a to bez ohledu na to, zda spolupráce pokračuje.

Cena mapovacího sezení se odečítá ze zálohy podle článku 6, pokud objednatel potvrdí návrh do 30 dnů od data sezení.

Čl. 5 Návrh a jeho potvrzení

Návrh je platný 14 dnů od data vystavení, není li v něm uvedeno jinak.

Potvrzený návrh spolu s těmito obchodními podmínkami tvoří smlouvu. Návrh má přednost tam, kde se od těchto podmínek odchyluje.

Nedílnou součástí návrhu je akceptační seznam a seznam mimo rozsah. Body, které nejsou uvedeny v akceptačním seznamu, nejsou předmětem díla.

Čl. 6 Cena a platební podmínky

Cena stavby je pevná a je uvedena v návrhu. Dodavatel ji nemůže jednostranně navýšit z důvodu vyšší pracnosti, než jakou předpokládal.

Cena stavby se hradí ve dvou stejných splátkách. Zálohu ve výši 50 % hradí objednatel po potvrzení návrhu; proběhlo li mapovací sezení, odečítá se z ní jeho cena podle článku 4. Doplatek ve výši zbylých 50 % je splatný až po akceptaci díla podle článku 9.

Splatnost zálohové faktury je 5 dnů, splatnost doplatkové faktury 7 dnů, splatnost faktury za mapovací sezení 3 dny.

Práce na díle začínají dnem připsání zálohy na účet dodavatele.

Cena měsíčního provozu je uvedena v návrhu a hradí se měsíčně dopředu na základě faktury se splatností 7 dnů. Provoz se účtuje od akceptace díla; čtrnáctidenní lhůta k ověření podle článku 9 se neúčtuje. První faktura za provoz se vystavuje spolu s doplatkovou fakturou, další vždy k prvnímu dni kalendářního měsíce. První neúplný měsíc se neúčtuje.

Dodavatel je oprávněn cenu měsíčního provozu jednou ročně upravit. Změnu oznámí objednateli nejméně 30 dnů předem. Nesouhlasí li objednatel, může smlouvu v této lhůtě vypovědět s účinností ke dni změny.

Čl. 7 Termín dodání

Termín uvedený v návrhu začíná běžet pozdějším ze dvou dnů: dnem připsání zálohy na účet dodavatele, nebo dnem, kdy objednatel předal všechny přístupy uvedené v přístupovém listu.

O dobu, po kterou dodavatel čeká na součinnost objednatele, se termín prodlužuje.

Čl. 8 Změny rozsahu

Změny rozsahu se sjednávají písemně, včetně dopadu na cenu a termín. Bez písemného odsouhlasení obou stran se změna neprovádí.

Drobné úpravy v rozsahu do 30 minut práce provádí dodavatel bez písemné změny a bez účtování.

Čl. 9 Předání, ověření a akceptace

Předáním díla se rozumí den, kdy dodavatel uvede systém do ostrého provozu a předá objednateli dokumentaci. O předání se sepisuje předávací protokol.

Dnem předání začíná objednateli běžet čtrnáctidenní lhůta k ověření, že systém plní každý bod akceptačního seznamu.

Výhrada musí být písemná a musí uvádět, který bod akceptačního seznamu systém neplní. Za výhradu se nepovažuje požadavek na něco, co v akceptačním seznamu uvedeno není.

Neuplatní li objednatel v této lhůtě písemnou výhradu, považuje se dílo za převzaté bez výhrad. To platí i tehdy, pokud objednatel systém v této lhůtě nepoužíval, nereagoval na výzvy dodavatele nebo akceptační seznam nepodepsal. Akceptace v takovém případě nastává uplynutím lhůty a podpis objednatele k ní není potřeba.

Splňuje li systém každý bod akceptačního seznamu, je dílo dokončeno. Objednatel nemůže akceptaci odmítnout z důvodu, který se akceptačního seznamu netýká.

Uplatní li objednatel výhradu k některému bodu akceptačního seznamu, má dodavatel pět pracovních dnů na nápravu. O tuto dobu se lhůta prodlužuje.

Akceptací se rozumí den, kdy strany společně odškrtnou akceptační seznam, nebo poslední den lhůty, uplyne li marně. Dnem akceptace vystavuje dodavatel doplatkovou fakturu a první fakturu za měsíční provoz, a to i bez podepsaného akceptačního seznamu. Před akceptací není doplatek splatný.

Čl. 10 Garance

Garance se vztahuje výhradně na body akceptačního seznamu. Splňuje li systém každý z nich, dodavatel svůj závazek z garance splnil.

Neplní li systém po uplynutí nápravné lhůty podle článku 9 byť jediný bod akceptačního seznamu, vrátí dodavatel objednateli celou uhrazenou zálohu. Doplatek ani měsíční provoz v takovém případě nevzniká a dodavatel je neúčtuje.

Proběhlo li mapovací sezení, jeho cena se nevrací, neboť Provozní audit a kalkulace ztrát zůstávají objednateli.

Garance se nevztahuje na:

• požadavky, které nejsou uvedeny v akceptačním seznamu,
• výpadky nebo změny na straně programů třetích stran,
• stav způsobený tím, že objednatel změnil, zrušil nebo omezil napojený nástroj či přístup bez předchozího oznámení,
• případy, kdy objednatel neposkytl součinnost potřebnou k ověření nebo nápravě.

Požadavek na novou funkci, změnu logiky nebo další výstup, který není uveden v akceptačním seznamu, je změnou rozsahu podle článku 8 a oceňuje se samostatně. Takový požadavek neprodlužuje lhůtu k ověření a není důvodem k zadržení doplatku.

Uplatněním garance spolupráce na daném díle končí a dodavatel systém odstaví.

Čl. 11 Měsíční provoz

Měsíční provoz je povinnou součástí každého díla. Systém běží na infrastruktuře dodavatele a bez měsíčního provozu jej nelze provozovat. Smlouva o měsíčním provozu vzniká potvrzením návrhu a provoz začíná dnem předání díla. Účtovat se začíná až od akceptace podle článku 9.

Měsíční provoz zahrnuje:

• běh systému na infrastruktuře dodavatele,
• sledování chodu procesů a upozornění na výpadek,
• denní zálohy nastavení,
• opravy výpadků včetně těch způsobených změnami napojených programů,
• úpravy vyvolané změnami na straně třetích stran,
• drobné úpravy v rozsahu do 60 minut práce měsíčně,
• měsíční přehled a čtvrtletní revizi provozu.

Nevyčerpaný rozsah drobných úprav se do dalších měsíců nepřevádí.

Dodavatel reaguje na hlášení objednatele do 24 hodin v pracovní dny.

Součástí měsíčního provozu nejsou: nové procesy, nová napojení, změny logiky systému, školení nových uživatelů a obnova po zásahu objednatele do napojených účtů. Tyto práce se oceňují samostatně a předem. Dodavatel vždy předem sdělí, zda jde o úpravu v rámci měsíčního provozu, nebo o novou stavbu.

Čl. 12 Infrastruktura a data

Systém je provozován na infrastruktuře dodavatele. Objednatel u sebe nic neinstaluje ani nespravuje.

Data objednatele zůstávají v jeho vlastních programech. Dodavatel je pro účely chodu systému zpracovává, ale neponechává si je nad rámec nezbytný pro provoz a dohledatelnost.

Dodavatel žádá pouze taková oprávnění, která systém k výkonu sjednané práce potřebuje. Je li k některé části potřeba širší oprávnění, sdělí to dodavatel objednateli předem včetně účelu. Přístupy vytváří objednatel a může je kdykoli odebrat.

Dodavatel vede dohledatelný záznam akcí systému.

Čl. 13 Součinnost objednatele

Objednatel poskytne dodavateli přístupy uvedené v přístupovém listu, určí jednu kontaktní osobu odpovědnou za projekt a zajistí její dostupnost v pracovní dny.

Objednatel bez zbytečného odkladu oznámí dodavateli změnu, zrušení nebo omezení kteréhokoli nástroje, na který je systém napojen.

Neposkytne li objednatel součinnost, prodlužuje se termín a dodavatel neodpovídá za z toho plynoucí prodlení.

Čl. 14 Prodlení s platbou

Je li objednatel v prodlení s úhradou déle než 14 dnů, pozastavuje dodavatel vývojové práce a drobné úpravy. Provoz systému tím není dotčen.

Je li objednatel v prodlení déle než 30 dnů, může dodavatel po písemném upozornění zaslaném nejméně 7 dnů předem pozastavit provoz systému až do úhrady.

Čl. 15 Trvání a ukončení

Smlouva o měsíčním provozu se uzavírá na dobu neurčitou.

Vypovědět ji může kterákoli strana písemně. Výpovědní doba je jeden měsíc a začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi.

Ukončením smlouvy o měsíčním provozu končí provoz systému. Systém je provozován na infrastruktuře dodavatele a po ukončení se zastaví. Data objednatele zůstávají v jeho vlastních programech.

Převod systému na infrastrukturu objednatele je možný jako samostatná zakázka.

Čl. 16 Mlčenlivost, reference a osobní údaje

Obě strany zachovávají mlčenlivost o skutečnostech, které se v souvislosti se spoluprací dozvěděly, zejména o obchodních, cenových a technických informacích druhé strany. Povinnost mlčenlivosti trvá tři roky po ukončení spolupráce.

Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na informace veřejně dostupné, na informace, které strana prokazatelně znala dříve, a na případy, kdy je sdělení uloženo právním předpisem nebo rozhodnutím orgánu veřejné moci.

Dodavatel nepoužívá data objednatele k jinému účelu než k chodu sjednaného systému. Zejména je nepoužívá pro vlastní obchodní účely, pro tvorbu vlastních databází ani pro trénování modelů strojového učení.

Dodavatel je oprávněn uvést objednatele jako referenci, včetně jeho názvu, loga a údajů o výsledcích spolupráce, pouze s jeho předchozím písemným souhlasem. Souhlas lze kdykoli odvolat s účinností do 30 dnů.

Zpracovává li dodavatel při chodu systému osobní údaje, jejichž správcem je objednatel, řídí se toto zpracování samostatnou zpracovatelskou smlouvou, která je přílohou návrhu.

Zpracování osobních údajů objednatele a osob, které kontaktují dodavatele, popisují Zásady ochrany osobních údajů.

Čl. 17 Odpovědnost

Dodavatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností do výše ceny uhrazené za dané dílo.

Dodavatel neodpovídá za škodu vzniklou výpadkem, změnou nebo ukončením služeb třetích stran, na které je systém napojen, ani za škodu vzniklou zásahem objednatele nebo třetí osoby do napojených účtů.

Dodavatel neodpovídá za ušlý zisk.

Tato ustanovení se neuplatní v rozsahu, v jakém to zákon nepřipouští.

Čl. 18 Závěrečná ustanovení

Dodavatel může tyto podmínky měnit. Změnu oznámí objednatelům, se kterými má uzavřenou smlouvu o měsíčním provozu, nejméně 30 dnů předem.

Na dílo, jehož návrh byl potvrzen, se vztahuje znění podmínek platné ke dni potvrzení návrhu.

Vztahy neupravené těmito podmínkami se řídí českým právem.

Spory se strany zavazují nejprve řešit jednáním.

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 24. 9. 2026.